Como fazer escala de trabalho: tudo o que você precisa saber

Você sabia que uma boa escala de trabalho pode ser a chave para aumentar a produtividade da sua equipe e evitar problemas legais na sua empresa? 

Montar uma escala de trabalho eficiente não é apenas uma questão de distribuir turnos. É uma tarefa estratégica que exige atenção ao cumprimento das normas trabalhistas, ao bem-estar dos colaboradores e à organização das demandas da sua empresa. 

Se você está no comando de uma empresa e precisa entender como estruturar as escalas de forma legal e equilibrada, este conteúdo é para você.

Aqui, vamos explicar passo a passo como fazer uma escala de trabalho, abordando as melhores práticas, as leis que você precisa respeitar e como garantir que sua equipe se mantenha motivada e produtiva. 

Vamos desmistificar o processo e mostrar como essa tarefa pode ser simples e prática, com um pouco de organização e as ferramentas certas. Ao final deste texto você vai se sentir mais preparado para planejar escalas de trabalho eficientes e sem complicação.

Então, pronto para aprender como fazer uma escala de trabalho que funcione de verdade? Continue lendo!

O que diz a lei sobre a escala de trabalho?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece uma série de regras para organizar as jornadas de trabalho, garantindo tanto a eficiência das empresas quanto os direitos dos trabalhadores. 

A CLT determina que a jornada de trabalho não pode ultrapassar 44 horas semanais e 8 horas diárias, salvo exceções que podem ser estabelecidas por acordos ou convenções coletivas de trabalho.

A lei também garante aos trabalhadores o descanso semanal remunerado, que deve ser de pelo menos 24 horas consecutivas, preferencialmente aos domingos, e intervalos para refeição e descanso de, no mínimo, 1 hora em jornadas superiores a 6 horas diárias. 

Também define as regras para as horas extras, que devem ser remuneradas com um adicional de 50% sobre o valor da hora normal, e a compensação de jornada por meio de banco de horas, quando acordado entre as partes.

Essas regras aplicam-se à maioria dos trabalhadores no Brasil, mas também existem algumas flexibilizações para determinados tipos de jornada, como a escala 12x36 ou a escala 5x1, que precisam ser formalizadas de acordo com a CLT.

O que mudou com a Reforma Trabalhista?

A Reforma Trabalhista de 2017 trouxe mudanças significativas nas relações de trabalho, impactando diretamente como as escalas de trabalho podem ser organizadas. 

Antes da reforma, a legislação trabalhista era mais rígida em relação a alguns aspectos das jornadas, como a possibilidade de jornadas alternativas e a flexibilidade nas negociações entre empregador e empregado.

Entre as principais mudanças trazidas pela reforma, podemos destacar:

1. Aumento da flexibilidade nas negociações: a reforma permitiu que acordos individuais entre empregador e trabalhador tivessem mais peso, podendo flexibilizar questões como a jornada de trabalho e o intervalo entre turnos, desde que respeitados os limites de horas e descanso estipulados pela CLT;
2. Jornada 12x36 sem necessidade de convenção coletiva: a reforma passou a permitir que a escala 12x36 fosse adotada por meio de acordo individual, sem a necessidade de ser determinada por acordo coletivo ou convenção coletiva. Isso facilitou a adoção dessa jornada em empresas de diversos setores, desde que respeitadas as exigências legais sobre intervalos e descanso;
3. Home office: a reforma também trouxe regulamentações para o trabalho remoto (home office), permitindo que as empresas e os colaboradores negociem diretamente sobre a jornada de trabalho, condições de execução e descanso, sem que haja a necessidade de regras rígidas para esse formato de trabalho;
4. Banco de horas mais flexível: com a reforma, o banco de horas pode ser negociado diretamente entre empregado e empregador, sem a necessidade de um acordo coletivo, desde que a compensação das horas extras ocorra em até 6 meses (anteriormente, o limite era de 1 ano).

Essas mudanças ampliaram a flexibilidade para as empresas na hora de organizar suas escalas, mas também exigem que os gestores estejam atentos à legislação para garantir que os direitos dos trabalhadores sejam preservados.

Quais são os tipos de escala de trabalho?

A organização da escala de trabalho é uma das principais responsabilidades dos gestores de recursos humanos. Afinal, uma escala bem feita não só garante que a empresa funcione de maneira eficiente, mas também respeita os direitos dos colaboradores,criando um ambiente produtivo e seguro

No Brasil, existem diferentes tipos de escalas de trabalho que podem ser adotadas, dependendo da necessidade da empresa e do setor em questão.

Se você é responsável pela gestão de escalas ou está considerando adotar um modelo mais adequado para sua operação, vamos explicar as escalas para que você entenda como aplicá-las corretamente:

Escala 4×2

A escala 4×2 consiste em uma jornada de trabalho de 4 dias consecutivos, seguidos por 2 dias de folga. Esse modelo é muito comum em empresas que operam com turnos fixos e precisam de cobertura constante, mas que também buscam dar mais tempo de descanso para seus colaboradores. Essa escala pode ser vantajosa para empresas de segurança e hospitalares, por exemplo.

Legalmente, ela exige que os intervalos e o descanso semanal sejam garantidos, conforme estipulado pela CLT. Além disso, é importante que a jornada não ultrapasse as 44 horas semanais, para a escala estar dentro dos limites da lei.

Escala 4×4

A escala 4×4 é muito parecida com a 4×2, mas com um turno mais longo. Nesse modelo, o colaborador trabalha durante 4 dias seguidos, descansando por 4 dias consecutivos. Esse tipo de escala é comum em indústrias ou serviços que exigem operação 24 horas, como usinas e fábricas.

Apesar de permitir um período longo de descanso, a escala 4×4 pode ser desgastante para os colaboradores, pois a jornada de 12 horas por dia exige cuidado com os intervalos, como o intervalo intrajornada, de 1 hora, caso a jornada seja superior a 6 horas. Para empresas que optam por essa escala, o controle rigoroso das horas trabalhadas e do descanso é essencial.

Escala 5×1

A escala 5×1 é uma das mais comuns, especialmente em ambientes comerciais e administrativos. Nesse modelo, o trabalhador trabalha por 5 dias seguidos e tem 1 dia de descanso. 

A vantagem dessa escala é que ela oferece um bom equilíbrio entre trabalho e descanso, com a empresa funcionando durante toda a semana e os colaboradores com descanso regular.

De acordo com a CLT, a jornada não pode ultrapassar 44 horas semanais. A empresa também deve garantir que o descanso semanal de 24 horas seja respeitado, preferencialmente aos domingos, mas pode ser ajustado por acordo coletivo.

Escala 5×2

A escala 5×2 é um modelo bem comum em empresas que funcionam durante a semana, com dois dias de descanso aos finais de semana. Nesse modelo, o trabalhador trabalha 5 dias consecutivos e folga 2 dias. É muito utilizada no comércio, escritórios e empresas de serviços.

Esse modelo é bastante flexível, pois garante que os colaboradores tenham descanso nos fins de semana, mas exige que os horários de trabalho sejam organizados para que não haja excessos ou impactos na produtividade. Além disso, a CLT exige que os direitos trabalhistas, como descanso semanal e intervalos, sejam respeitados.

Escala 6×1

Na escala 6×1, o colaborador trabalha 6 dias seguidos e folga 1 dia. Essa escala é mais comum em empresas de serviços que necessitam de cobertura diária e que buscam uma operação mais intensa durante a semana.

Embora seja eficaz para garantir a presença constante de trabalhadores, a escala 6×1 pode gerar sobrecarga nos colaboradores, caso não seja bem planejada. A empresa deve garantir que o intervalo para refeição e descanso seja cumprido, e que o descanso semanal seja de pelo menos 24 horas, conforme a CLT.

Escala 6×2

A escala 6×2 é uma variação da 6×1, em que o colaborador trabalha 6 dias consecutivos e tem 2 dias de descanso. Essa escala é comumente adotada em áreas que exigem cobertura diária, como segurança, serviços de saúde e transporte.

A principal vantagem da 6×2 é que ela proporciona mais dias de descanso ao trabalhador, mas ainda exige atenção para garantir que os limites de horas semanais e intervalos sejam cumpridos, para que o modelo esteja dentro da legislação trabalhista.

Escala 12×36

A escala 12×36 é um modelo de jornada mais comum em setores como saúde e segurança, onde a operação é contínua. Nessa escala, o trabalhador realiza um turno de 12 horas e, após esse turno, tem 36 horas de descanso. Essa escala permite cobrir turnos longos sem sobrecarregar a equipe.

É importante lembrar que a CLT exige que as pausas durante o turno de 12 horas sejam respeitadas, como o intervalo de 1 hora para refeição. Além disso, essa jornada precisa ser acordada com os trabalhadores por meio de convenção ou acordo coletivo, ou pode ser estabelecida por contrato, desde que as leis trabalhistas sejam observadas.

Escala 12×60

A escala 12×60 funciona de maneira similar à 12×36, mas com um período maior de trabalho, ou seja, o colaborador trabalha por 12 horas e tem 60 horas de descanso. 

Esse modelo pode ser utilizado em setores que exigem um descanso mais longo após turnos mais intensos, mas precisa ser muito bem planejado para evitar cansaço excessivo e garantir a saúde dos trabalhadores.

A CLT permite esse modelo, mas é essencial garantir que as horas extras sejam corretamente remuneradas e que a jornada não ultrapasse o limite máximo de horas semanais estabelecido pela legislação.

Escala 12×72

A escala 12×72 é um modelo mais raro, onde o trabalhador realiza um turno de 12 horas e tem 72 horas de descanso após cada jornada. Esse modelo é geralmente adotado em situações específicas, como em atividades de alto risco, que exigem turnos longos seguidos de períodos consideráveis de descanso.

Embora a CLT permita essa jornada, ela deve ser utilizada com muito cuidado, respeitando sempre os intervalos e os direitos dos trabalhadores.

Escala 24×48

Na escala 24×48, o trabalhador cumpre um turno de 24 horas e descansa 48 horas consecutivas. Esse modelo é comum em setores como segurança, vigilância e saúde, onde a cobertura precisa ser constante, mas sem sobrecarregar os trabalhadores.

Embora seja uma opção viável, a empresa deve garantir que os intervalos e os descansos sejam seguidos corretamente para evitar problemas de saúde relacionados ao trabalho em turnos longos.

Escala 40×48

A escala 40×48 é um modelo mais flexível, onde o colaborador trabalha 40 horas por semana e tem 48 horas de descanso. Essa escala é comum em empresas que oferecem serviços contínuos e precisam de cobertura em turnos, mas com jornadas mais equilibradas.

Esse modelo é mais simples de administrar, mas ainda exige controle rigoroso de horas e intervalos, de modo que os direitos dos trabalhadores sejam respeitados.

Existem diversas escalas de trabalho que podem ser adotadas dependendo das necessidades da sua empresa. Cada modelo tem suas vantagens e desafios, e a escolha deve ser feita com base na natureza do trabalho, no número de horas exigidas e, claro, no respeito aos direitos dos colaboradores. 

Para garantir a conformidade com a CLT e otimizar a gestão das escalas, é fundamental contar com ferramentas que ajudem a controlar e organizar as jornadas de maneira eficiente.

Como montar a escala de trabalho?

Montar uma escala de trabalho eficiente é mais do que apenas distribuir os turnos entre os colaboradores. Trata-se de encontrar o equilíbrio ideal entre as necessidades da empresa, o cumprimento das leis trabalhistas e o bem-estar da equipe. 

Uma escala bem feita pode aumentar a produtividade e criar um ambiente de trabalho mais saudável e organizado.

No entanto, é preciso seguir alguns passos para garantir que tudo esteja dentro da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e, ao mesmo tempo, que a operação da sua empresa se mantenha eficiente e sem sobrecargas.

1. Analise os períodos de trabalho

Antes de definir uma escala, é essencial entender as necessidades da sua empresa. Analise os períodos de maior demanda de trabalho e como seus colaboradores podem ser alocados de maneira mais eficiente. Dependendo do setor, você pode precisar de turnos mais curtos ou mais longos, de acordo com a operação.

Por exemplo, se sua empresa oferece um serviço que precisa de cobertura 24 horas, como um hospital ou uma empresa de segurança, você precisará garantir que os turnos sejam distribuídos de maneira a cobrir toda a operação, sem sobrecarregar nenhum trabalhador. 

Já se o seu negócio tem um horário de expediente mais fixo, como o comércio, os períodos de pico podem ser melhor aproveitados em horários específicos.

2. Estabeleça metas em conjunto

A comunicação é um dos pilares para montar uma boa escala de trabalho. Envolva seus colaboradores no processo, estabelecendo metas claras, não apenas para os resultados da empresa, mas também para a qualidade de vida no trabalho. Isso inclui negociar com a equipe sobre os melhores horários de descanso e os turnos mais convenientes para todos.

Ao fazer isso, você melhora a aderência da equipe às escalas, reduz o estresse e cria um ambiente de trabalho mais colaborativo. Lembre-se de que a flexibilidade e o entendimento mútuo são essenciais para manter o bom relacionamento e aumentar a satisfação dos colaboradores.

3. Cuide dos períodos de descanso

O descanso adequado é fundamental para garantir que seus colaboradores não só cumpram sua carga horária, mas também mantenham sua saúde física e mental. De acordo com a CLT, qualquer jornada superior a 6 horas exige que o colaborador tenha um intervalo de no mínimo 1 hora para refeição e descanso.

Além disso, é essencial garantir o descanso semanal remunerado, que deve ser de 24 horas consecutivas. Em modelos de escala como a 12x36 ou 5x1, onde o colaborador trabalha mais dias consecutivos, garantir que o descanso entre turnos seja respeitado é ainda mais importante para evitar o cansaço excessivo e a sobrecarga.

4. Estude os aspectos legais

A legislação trabalhista brasileira estabelece uma série de regras que devem ser seguidas para garantir que a escala de trabalho esteja dentro da CLT. Isso inclui o limite de horas semanais (44 horas), o intervalo mínimo para refeição e descanso, o descanso semanal remunerado e as regras sobre horas extras.

Por exemplo, se você adotar uma escala como a 12x36, a CLT permite essa jornada, mas ela deve ser acordada com os colaboradores por meio de acordo coletivo ou individual. Já se sua empresa optar pela escala 5×2, é importante garantir que o trabalhador tenha dois dias consecutivos de descanso, normalmente no fim de semana.

É fundamental que, ao montar a escala, você tenha em mente todas as obrigações legais para evitar riscos trabalhistas e garantir a conformidade com a legislação.

5. Mantenha o controle

Montar a escala é apenas o começo. Após definir os turnos, é essencial que você tenha um sistema de controle de jornada eficiente para registrar a entrada, saída e os intervalos dos colaboradores. Isso não só ajuda na gestão da carga horária, mas também é fundamental para calcular corretamente as horas extras e evitar complicações legais.

Utilizar ferramentas como o PontoVit pode facilitar essa gestão. O sistema permite controlar as horas trabalhadas, calcular o pagamento de horas extras e garantir que os descansos sejam seguidos corretamente.

6. Disponibilize um ambiente agradável para descanso

Além de cuidar dos períodos de descanso na escala, é importante garantir que os colaboradores tenham um ambiente adequado para relaxar durante seus intervalos. 

Isso inclui espaços tranquilos, acessíveis e que proporcionem um momento de descanso real. Um ambiente de descanso bem projetado ajuda os colaboradores a se recuperarem adequadamente e a se sentirem valorizados, o que pode melhorar a motivação e o desempenho.

7. Escute os colaboradores

Ao montar uma escala de trabalho, é fundamental ouvir as necessidades da equipe. Cada colaborador pode ter diferentes preferências de horário, especialmente se estiver lidando com questões pessoais ou familiares. Ao escutar seus colaboradores, você pode ajustar a escala de forma que beneficie tanto a empresa quanto os trabalhadores.

O feedback da equipe também pode trazer insights valiosos sobre como melhorar a distribuição das horas de trabalho, ajustando turnos e períodos de descanso para garantir maior satisfação e produtividade.

Quais erros evitar ao fazer a escala de trabalho?

Cometer erros pode gerar complicações legais e impactar a produtividade da sua equipe. Aqui estão alguns dos principais erros que você deve evitar ao fazer a escala de trabalho:

1. Não respeitar os intervalos e o descanso: a CLT exige que o trabalhador tenha intervalos para refeição e descanso e um descanso semanal de 24 horas. Ignorar esses requisitos pode resultar em problemas trabalhistas e impactar diretamente na qualidade de vida dos funcionários;
2. Falta de planejamento dos turnos: não analisar as demandas de trabalho e os períodos de maior pico pode levar a turnos mal distribuídos, sobrecarga de alguns colaboradores e falhas na operação;
3. Não ajustar a escala conforme as necessidades dos colaboradores: ao ignorar as preferências de descanso ou a necessidade de horários mais flexíveis, pode-se afetar o engajamento e a satisfação da equipe;
4. Superar a carga horária semanal: o limite de 44 horas semanais não pode ser ultrapassado, a não ser com horas extras devidamente remuneradas. Fique atento para que a carga horária não exceda esse limite;
5. Não revisar regularmente a escala: mudanças nos requisitos de produção ou em sua equipe exigem ajustes na escala. Deixar de revisar e adaptar a escala periodicamente pode prejudicar a operação e a produtividade da equipe.

Principais erros dos gestores

Os gestores devem estar especialmente atentos ao criar e controlar as escalas de trabalho, pois pequenos erros podem gerar grandes complicações. Entre os principais erros cometidos pelos gestores, destacam-se:

• Não comunicar as mudanças na escala: quando há alterações nos turnos, os gestores precisam garantir que todos os colaboradores sejam informados adequadamente. A falta de comunicação pode gerar confusão e descontentamento na equipe;
• Não cumprir acordos ou convenções coletivas: se a empresa possui acordo coletivo, o gestor deve garantir que as escalas de trabalho estejam em conformidade com os termos acordados, como dias de folga e pagamento de horas extras;
• Não controlar adequadamente as horas extras: trabalhar horas extras pode ser necessário em alguns casos, mas o não controle adequado dessas horas e a falta de pagamento correto pode resultar em problemas legais;
• Desconsiderar o descanso de colaboradores em turnos consecutivos: quando um colaborador é escalado para trabalhar por muitos dias seguidos, sem descanso adequado, a produtividade cai e o risco de doenças e acidentes de trabalho aumenta.

Como fazer escala de trabalho conforme a modalidade de contratação?

A forma de montar a escala de trabalho pode variar de acordo com a modalidade de contratação. Vamos explorar como fazer isso para diferentes tipos de profissionais.

Para profissionais CLT

Para os colaboradores CLT, as escalas de trabalho precisam seguir as regras estabelecidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

Isso significa que a jornada semanal não pode ultrapassar 44 horas e que é obrigatório o descanso semanal remunerado de 24 horas consecutivas, além dos intervalos para refeição e descanso, quando a jornada ultrapassar 6 horas. A escala de trabalho deve ser planejada para garantir que esses direitos sejam respeitados.

Quando os colaboradores forem escalados para fazer horas extras, a remuneração dessas horas deve ser feita com um adicional de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal.

Para plantonistas

Os plantonistas são profissionais que geralmente trabalham em jornadas mais longas, como 12 horas seguidas, seguidas de um período de descanso mais prolongado (como a escala 12x36). Para esse tipo de escala, a CLT exige que seja respeitado o intervalo intrajornada de no mínimo 1 hora, e o descanso interjornada deve ser de, no mínimo, 11 horas.

No caso de profissionais que trabalham como plantonistas em hospitais, segurança ou outros serviços de emergência, é importante garantir que as escalas estejam em conformidade com as necessidades da operação, mas sem prejudicar a saúde e o bem-estar dos colaboradores.

Faça uma escala de trabalho eficiente com a Ponto Vit

Montar uma escala de trabalho eficiente requer organização, atenção aos detalhes e um sistema para controlar a jornada dos colaboradores. Com o PontoVit, você tem uma ferramenta inteligente para automatizar a criação de escalas, garantir o cumprimento das normas trabalhistas e otimizar a gestão do tempo.

O PontoVit facilita a criação e acompanhamento das escalas, oferecendo relatórios detalhados e garantindo que a jornada de cada colaborador seja registrada corretamente, evitando erros de cálculo e infrações legais. 

A plataforma também ajuda a controlar as horas extras e a compensação de horas, tornando todo o processo mais ágil e preciso. Além disso, a comunicação com a equipe fica mais clara, o que melhora a satisfação e o engajamento dos colaboradores.

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