Sistema de ponto eletrônico: o que é, vantagens e o que diz a CLT

Sabemos que a gestão da jornada de trabalho precisa acompanhar as mudanças tecnológicas para ser mais eficiente e prática, não é mesmo?

O ponto eletrônico surgiu como uma resposta para essa necessidade, oferecendo uma maneira moderna e automatizada de controlar a entrada e saída dos colaboradores. Mas o que exatamente é o ponto eletrônico, e como ele pode beneficiar a sua empresa?

Neste texto, vamos explorar tudo sobre o ponto eletrônico: o que ele é, como funciona, quais são seus benefícios e como ele pode facilitar a gestão do seu time.

Se você é responsável pela gestão de equipes ou tem um negócio e quer entender como otimizar o controle de jornada de trabalho de maneira simples, continue lendo e descubra como essa tecnologia pode transformar a gestão de pessoas no seu negócio.

O que é um sistema de ponto eletrônico?

Um sistema de ponto eletrônico é uma ferramenta digital que permite o controle da entrada e saída dos colaboradores de maneira automatizada e eficiente. 

Ao substituir os tradicionais cartões de ponto manuais ou mecânicos, ele registra, armazena e organiza os dados de jornada de trabalho com mais precisão, segurança e agilidade. 

A principal vantagem desse sistema é a facilidade de acesso e o controle em tempo real, permitindo que gestores monitorem a jornada de trabalho da equipe sem erros, como os que frequentemente ocorrem com os métodos manuais.

Com o ponto eletrônico, os registros são feitos por meio de dispositivos como relógios de ponto, aplicativos de celular ou até sites. 

Esses sistemas não só capturam os horários, mas também podem gerar relatórios detalhados, facilitando o cálculo de horas extras, férias, folgas e outros benefícios de acordo com as regras da CLT.

Também proporcionam maior transparência e conformidade com a legislação trabalhista, algo essencial para evitar problemas com o ministério do trabalho e garantir os direitos dos colaboradores.

Ponto eletrônico: quais são os tipos de controle de jornada?

Existem diferentes tipos de ponto de jornada de trabalho, incluindo o eletrônico, e todos eles variam em funcionalidades e formas de operação. Vamos conhecer os três principais, acompanhe a seguir.

Manual

O ponto manual é o modelo mais simples de controle de jornada. Nesse sistema, o colaborador marca o horário de entrada e saída manualmente em uma ficha ou cartão. Embora seja uma solução econômica, ela é propensa a erros humanos, como registros incorretos e a falta de controle rigoroso sobre a jornada de trabalho. 

Esse modelo está cada vez mais obsoleto, pois não oferece a mesma precisão e eficiência que os sistemas mais modernos.

Mecânico

O ponto mecânico funciona de forma similar ao ponto manual, mas utiliza um relógio mecânico para registrar os horários. O colaborador coloca o cartão no relógio de ponto, que faz a marcação da hora com um carimbo. 

Esse modelo ainda é utilizado em algumas empresas, mas assim como o manual, tem a desvantagem de ser sujeito a falhas operacionais e à falta de controle detalhado.

Eletrônico

O ponto eletrônico é o modelo mais moderno e eficiente, que registra a entrada e saída dos colaboradores por meio de sistemas digitais. Pode ser feito através de relógios de ponto digitais, biometria, cartões de proximidade, ou até mesmo aplicativos para celular e sistemas online. 

O principal benefício desse sistema é que ele permite registro automático e preciso, além de facilitar a emissão de relatórios detalhados para cálculos de horas trabalhadas, incluindo as horas extras e os intervalos obrigatórios, em total conformidade com a CLT.

O que a CLT diz sobre ponto eletrônico?

A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) não exige especificamente o uso de ponto eletrônico, mas garante que a marcação da jornada de trabalho seja realizada de forma precisa e adequada. 

A legislação obriga que a empresa controle o horário de entrada e saída de seus empregados para evitar o descumprimento da carga horária e das regras de horas extras.

Embora a CLT permita o uso de cartões de ponto ou livros de ponto, a utilização do ponto eletrônico tem se tornado uma prática cada vez mais comum, pois oferece mais precisão, facilidade de controle e evita erros humanos. 

Com o ponto eletrônico, a CLT garante que os dados de jornada sejam confiáveis e possam ser utilizados como base para cálculos e auditorias.

E o que é a Lei da Liberdade Econômica?

A Lei da Liberdade Econômica, sancionada em 2019, foi um marco para simplificar a burocracia e fomentar a atividade econômica no Brasil. 

A ideia principal dessa lei é dar maior liberdade para as empresas tomarem decisões, sem a necessidade de tantas autorizações ou registros, permitindo que o mercado se ajuste com mais flexibilidade às mudanças econômicas.

Entre as principais alterações trazidas por essa lei estão a facilitação na abertura de negócios, a redução de custos trabalhistas para empresas, além da criação de condições para o uso de tecnologias modernas, como o ponto eletrônico, sem tanta burocracia. 

Para empresas que implementam sistemas como o ponto eletrônico, por exemplo, a Lei da Liberdade Econômica também trouxe avanços, permitindo mais autonomia para a escolha das ferramentas de controle de jornada, respeitando sempre os direitos trabalhistas.

Tipos de REP – Portaria 671

A Portaria 671 estabelece as diretrizes para o uso do REP (Registro Eletrônico de Ponto). O REP é importante para garantir a conformidade com a CLT, oferecendo uma forma mais prática e segura de controlar as horas trabalhadas pelos colaboradores. 

Ele é essencial para empresas que precisam adotar o ponto eletrônico e organizar a jornada de trabalho de forma eficiente.

Existem três tipos de REP que são definidos para atender diferentes necessidades das empresas, cada um com suas particularidades. Vamos entender melhor cada um deles:

REP-C: Registro de Ponto Eletrônico Convencional

O REP-C é o modelo mais comum de ponto eletrônico. Ele é chamado de convencional porque o relógio de ponto é tradicional, ou seja, funciona com dispositivos mais simples, como cartões magnéticos ou crachás de proximidade. 

Esse tipo de REP é utilizado em muitos tipos de empresas, sendo uma solução mais acessível para quem busca um controle simples e direto de jornada de trabalho. Ele atende a todas as exigências legais para o registro da jornada, mas exige que os dados sejam coletados fisicamente, em cada ponto de entrada e saída.

REP-A: Registro de Controle de Ponto Alternativo

O REP-A é um modelo mais flexível e avançado. Ao contrário do REP-C, o REP-A permite o uso de dispositivos alternativos para registrar a jornada de trabalho, como aplicativos móveis ou sistemas online. 

Esse modelo facilita o controle de ponto, pois o trabalhador pode registrar sua entrada e saída de forma remota, a partir de qualquer lugar, com total conformidade legal. O REP-A é ideal para empresas com equipes em campo ou que adotam o home office, pois oferece maior mobilidade e acesso em tempo real.

REP-P: Registro de Controle de Ponto em Programa

Já o REP-P se refere a sistemas de ponto eletrônico que funcionam integrados com programas de software. Ou seja, ele não exige um dispositivo físico específico, como o REP-C, mas utiliza um programa de computador para registrar os dados de jornada de trabalho. 

Esse tipo de REP é indicado para empresas que já possuem sistemas de gestão de recursos humanos ou folha de pagamento integrados e preferem uma solução digital que não depende de hardware adicional. Ele é eficiente para controlar jornadas de trabalho em empresas com maior quantidade de funcionários e oferece relatórios automáticos e controles precisos.

Quais são as vantagens da marcação eletrônica de ponto?

Com a tecnologia, é possível garantir maior precisão, eficiência e transparência no controle das horas trabalhadas, ao mesmo tempo em que se reduzem os riscos de erros humanos e fraudes. 

Mas quais são, de fato, as principais vantagens de adotar o ponto eletrônico na sua empresa? 

Mitigar erros por natureza humana 

Uma das maiores vantagens do ponto eletrônico é a eliminação de erros causados por falhas humanas. No sistema manual, é comum que os colaboradores cometam erros ao registrar suas entradas e saídas, seja por distração ou mesmo por falta de informações. 

O ponto eletrônico minimiza essas falhas, já que o registro é feito automaticamente por meio de biometria, cartões de proximidade ou aplicativos, garantindo precisão total.

Previne contra ações trabalhistas

Com o ponto eletrônico, a empresa tem uma documentação detalhada e transparente de todas as jornadas de trabalho dos colaboradores, o que ajuda a evitar ações trabalhistas relacionadas a horas extras não pagas, intervalos não cumpridos ou jornadas mal registradas. 

A CLT exige que o controle de jornada seja feito de maneira precisa, e o ponto eletrônico é a maneira mais eficiente de cumprir essa exigência, oferecendo um registro seguro e legal de cada dia de trabalho.

Promove transparência na marcação de ponto

A transparência é uma das maiores vantagens do ponto eletrônico. Todos os registros ficam armazenados de forma digital, permitindo que tanto o empregador quanto o empregado acompanhem as marcas de entrada e saída em tempo real. 

Isso aumenta a confiança mútua, pois ambas as partes sabem exatamente o que está sendo registrado e quando. Além disso, facilita a geração de relatórios detalhados, que podem ser usados em caso de auditorias ou disputas.

Otimiza a gestão 

O ponto eletrônico otimiza a gestão do tempo de trabalho, proporcionando à empresa uma visão clara sobre a produtividade e as necessidades de recursos. 

A coleta automática de dados elimina a necessidade de planilhas manuais, reduzindo o tempo gasto com processamento de informações e aumentando a eficiência operacional. 

Dessa forma, a empresa consegue focar mais em seus processos principais e menos em tarefas administrativas.

Evita fraudes no controle de jornada

Fraudes como marcação de ponto irregular, bater o ponto por outros colaboradores ou alteração de horários são comuns quando o sistema de controle de jornada é manual ou mecânico. 

Com o ponto eletrônico, esses tipos de fraudes são praticamente eliminados, pois a tecnologia registra automaticamente a entrada e saída do colaborador de forma única, garantindo que o controle seja seguro e invulnerável a manipulações.

Cumpre com a legislação

A CLT exige que as empresas cumpram rigorosamente as normas trabalhistas em relação ao controle de jornada. 

Com o ponto eletrônico, fica muito mais fácil atender a essa exigência, já que o sistema permite o registro exato da entrada, saída e intervalos dos colaboradores. 

Isso assegura que a empresa esteja em conformidade legal, evitando problemas com fiscalizações e garantindo que todos os direitos trabalhistas sejam respeitados.

Mantém a segurança de dados

A segurança das informações é crucial para evitar problemas como vazamento de dados ou falsificação de registros. 

Os sistemas de ponto eletrônico são projetados com tecnologia de ponta, utilizando criptografia e armazenamento seguro para garantir a proteção dos dados dos colaboradores. 

As informações são facilmente acessíveis para o gestor, com a possibilidade de monitoramento em tempo real, sem comprometer a privacidade ou a integridade das informações.

Qual é a obrigatoriedade do ponto eletrônico?

A obrigatoriedade do ponto eletrônico ainda é uma questão em debate. No entanto, de acordo com a CLT e a legislação vigente, empresas com mais de 10 empregados são obrigadas a controlar a jornada de trabalho de seus colaboradores, seja de forma manual ou eletrônica. 

O ponto eletrônico, apesar de não ser uma exigência da CLT, é altamente recomendado para garantir transparência e precisão nos registros, além de evitar erros e garantir a conformidade com os direitos trabalhistas dos colaboradores.

Por que migrar do cartão de ponto para o ponto eletrônico online?

Em primeiro lugar, o ponto eletrônico automatiza o processo de registro de entrada e saída, o que elimina o risco de erros manuais e fraudes. 

Além disso, a gestão online permite o controle de jornada em tempo real, facilitando o cálculo de horas extras, intervalos e folgas. Isso gera relatórios detalhados e ajuda a empresa a cumprir com as exigências da CLT, otimizando também o tempo de gestão de RH e aumentando a produtividade da equipe.

Como escolher o melhor software de ponto eletrônico online para sua empresa;

Para escolher o melhor software de ponto eletrônico online, é importante levar em consideração as necessidades específicas da sua empresa.

Alguns pontos-chave a serem avaliados incluem:

• Facilidade de uso: o sistema deve ser simples de configurar e operar tanto para o gestor quanto para o colaborador.
• Compatibilidade: verifique se o software se integra bem com outros sistemas da empresa, como folha de pagamento ou controle de benefícios.
• Funcionalidades: certifique-se de que o sistema oferece recursos como relatórios detalhados, controle de horas extras, ajuste de escalas e controle de intervalos.
• Segurança: a segurança dos dados é crucial, portanto, escolha sistemas que ofereçam criptografia e armazenamento seguro.
• Suporte técnico: verifique se o provedor oferece suporte eficiente para resolver problemas rapidamente.

Como treinar o time a usar o novo sistema de bater ponto?

A transição para um sistema de ponto eletrônico exige um bom plano de treinamento para garantir que todos os colaboradores se adaptem à nova ferramenta de forma rápida e eficiente.

Algumas dicas para treinar sua equipe incluem:

1. Sessões de treinamento: organize sessões explicativas sobre o funcionamento do sistema.
2. Tutoriais e materiais de apoio: ofereça materiais como vídeos e guias passo a passo para ajudar os colaboradores a entender o processo.
3. Suporte contínuo: garanta que sua equipe tenha acesso a um suporte para tirar dúvidas durante a fase inicial.
4. Acompanhamento regular: realize acompanhamentos periódicos para garantir que todos estejam utilizando o sistema corretamente.

Como funciona o ponto eletrônico?

O ponto eletrônico funciona através de dispositivos digitais que registram o horário de entrada e saída do trabalhador de maneira automatizada. Ele pode ser operado de diversas formas, incluindo biometria, cartões magnéticos ou leitura por aproximação. 

Após o registro, as informações são armazenadas digitalmente e podem ser acessadas pelo gestor, que pode consultar os dados, gerar relatórios e garantir que as horas trabalhadas sejam compensadas de forma justa.

Qual a tolerância do ponto eletrônico?

A tolerância do ponto eletrônico refere-se ao tempo que é considerado aceitável para pequenas variações nos registros de entrada e saída. 

Por exemplo, se o colaborador chega alguns minutos após o horário previsto, o sistema pode permitir uma margem de tolerância de até 5 ou 10 minutos, sem que isso seja considerado como atraso. 

Essa tolerância deve ser ajustada de acordo com a política interna da empresa, mas deve sempre estar em conformidade com a CLT.

Quando é obrigatório ter ponto eletrônico?

O uso do ponto eletrônico é obrigatório para empresas que têm mais de 10 funcionários, conforme a legislação brasileira. 

Essa exigência tem como objetivo garantir que o controle de jornada seja feito de maneira precisa e em conformidade com as leis trabalhistas. 

Empresas com menos de 10 funcionários podem optar por utilizar sistemas manuais ou mecânicos, mas o ponto eletrônico oferece vantagens significativas de eficiência e segurança.

O que acontece quando o funcionário não bate o ponto?

Quando o colaborador não bate o ponto, é importante que a empresa tenha um procedimento claro para registrar as horas de trabalho. 

Em alguns casos, pode ser necessário realizar ajustes manualmente, mas isso deve ser feito com cautela, garantindo que as horas trabalhadas sejam corretamente registradas. 

Falhas de ponto podem ser evitadas com o uso de sistemas de alertas automáticos ou acompanhamento constante do gestor.

Ponto eletrônico eficiente: Ponto Vit

Se você está buscando uma solução eficiente e segura para gerenciar a jornada de trabalho dos seus colaboradores, o PontoVit é a opção ideal. 

Nossa plataforma oferece controle de ponto eletrônico online, totalmente integrado e automatizado, garantindo conformidade com a CLT, segurança de dados e otimização da gestão de jornada.

Com o PontoVit, você consegue facilmente controlar entradas e saídas, gerar relatórios detalhados, e garantir que seus colaboradores estejam sempre em conformidade com a legislação, evitando problemas e aumentando a eficiência da sua empresa.

Agende uma demonstração do PontoVit e veja como a nossa plataforma pode transformar o controle de jornada de trabalho na sua empresa!